Сделать
форум за бутерброд. Реально? Вполне. У нас есть примеры организации мероприятий с бюджетом и в 300 тысяч, и 9 миллионов рублей. Разницу почувствовали. Только вот мы долго ошибались, исходя из того, что стоимость команды должна быть пропорциональна бюджету события. На самом деле, чем меньше бюджет, тем выше ценность и стоимость команды организаторов. Потому что всё, что невозможно купить, придётся вывозить на своих плечах.
А это время и репутация. И то и другое, дорогого стоит.
К чему надо быть готовым:🟢Подключать связи. Иногда откровенно попрошайничать: бюджета нет, помогите продержаться. Однажды за сутки до мероприятия нам не хватало оборудования, и мы с организаторами обзванивали друзей и знакомых, чтобы укомплектовать залы техникой, начиная с кликеров и заканчивая плазмами. В конце первого дня выяснилось, что часть техники наши благотворители хотят забрать, пришлось идти на второй круг просьб. Такая себе история.
🟢Брать на себя выполнение всего, что обычно поручается подрядчикам. Например, монтаж баннеров, приготовление закусок для кофе-брейка, настройку техники, доставку. Спойлер:
волонтерами, скорее всего, оказываются родственники и друзья. 🟢Экономить на рекламе и искать всевозможные способы продвижения. Огромный плюс — креатив и находчивость выкручены на максимум, в такие моменты максимально задействованы бесплатные каналы продвижения. Минусы – сложнее привлечь хедлайнеров и упущенные возможности для информирования. Попросить спикеров записать видеоприглашение на мероприятие почти ничего не стоит. Но дожидаться этого видео можно неделями.
🟢Нести репутационные потери. Кому-то придется время оправдываться: «Извините, у нас это не предусмотрено». Устранение последствий репутационных проблем требует дополнительных временных и ресурсных затрат.
Работать с большими бюджетами легко и приятно, экономить их — сплошное удовольствие. Но реально ли все-таки сделать форум за бутерброд? Да как посмотреть. Просто в мероприятиях с мизерным бюджетом всегда кто-то работает за «спасибо», из стремления не ударить в грязь лицом или из перфекционизма, параллельно осваивая новые специальности. И часть работ остается неосмеченной. А еще в таких проектах как никогда понимаешь ценность услуг подрядчиков, которых не можешь себе позволить.
PR-отдел – канал PR-агентства «Март».
