Редкий сотрудник идет на совещание с радостью.
Обычно общие собрания - это боль. Не только для руководителей, но и для участников. Но возможно ли перевернуть отношение к этим рабочим встречам? Однозначно
💚💚❗️Совещания, как и любой инструмент управления бизнесом,
нуждаются в постоянной оценке эффективности и анализе достигнутых результатов. Ниже речь пойдет об этапах совещаний и о способах улучшения каждого из них.
1️⃣Целеполагание прежде всего. Для чего вы собираете совещание? Какую задачу хотите решить? Какие вопросы в приоритете, а что вторично?
Определяя очередность тем для обсуждения, можно
следовать правилу повестки Джона Е. Тропмана, известному также как "Колокол Тропмана". Совещание начинается с обсуждения
более простых и менее спорных вопросов. Это помогает создать положительный настрой и разогреть участников
👉Далее
более сложные и важные темы, когда участники уже вовлечены и готовы к продуктивной работе
👉В конце совещания снова рассматриваются
более легкие вопросы, что помогает снизить напряжение и завершить встречу на позитивной ноте.
Формируя повестку, обязательно определите тайминг.
Оптимальное совещание длится 30-60 минут. Увы, после первого часа фокус теряется. Если никак не уложиться в час, делаете перерыв на кофе
☕️ 2️⃣Важно
определиться с видом совещания. В зависимости от этого будет понятен состав участников. Какими бывают совещания?
🟢Управление системой. Здесь говорим о процессах, правилах и показателях.
🟢Управление оперативным фокусом. Задачи, сроки, результат.
🟢Управление будущим. Обсуждаем стратегию, проекты и большие цели.
🟢Управление отношением. Про идеологию компании, смыслы и миссию.
Если собираетесь пообщаться с начальниками отделов касательно производственных процессов и показателей эффективности (управление системой), специалистов по продажам звать не нужно. Приглашая сотрудников, напомните им о том, что необходимо
взять блокнот и ручку. Заметки по ходу обсуждения будут служить напоминанием о ключевых задачах
✔️3️⃣Процесс совещания. Следуйте разработанному таймингу.
Помните о приоритетах! 🟢Дополнительно возникающие ситуативные вопросы можно зафиксировать и обсудить после.
Дискуссия должна быть управляемой.🟢Не выносите слишком много вопросов на одно совещание. Адекватно оценивайте время на основе прошлого опыта. Не нужно решать все проблемы разом.
🟢Если дело касается двух человек, нет смысла обсуждать его здесь и сейчас. Предложите поговорить после общей встречи. Не нужно грузить остальных участников лишней информацией и тратить их время.
🌟После встречи. В итоге совещание должно решать задачу, которая была поставлена в начале.
🟢Обязательно ведите протокол совещания. В идеале после должна быть сформирована таблица с индивидуальными задачами на будущее, включающая дедлайны и формат отчетности.
🟢Хорошая практика для повышения эффективности собраний -
сбор обратной связи. В анонимном формате участники могут рассказать, как они оценивают совещание и что можно улучшить.
📚Для более глубокого погружения в тему собраний рекомендуем несколько книг:
Опять совещание?! Как превратить пустые обсуждения в эффективные,
Проведение собраний и совещаний и
Смерть от совещаний.
А как вы оцениваете совещания на вашей работе? Есть точки роста и процессы, которые можно улучшить?
#интересное_rckspb
#книги_rckspb
#производительность_rckspb
