📝Процессное управление на госслужбе: как сделать работу эффективнее?Процессное управление - одна из самых полезных и востребованных тем на обучении клиентоцентричности. Оно «опрозрачивает» деятельность организации, показывает, что и как нужно улучшить, позволяет автоматизировать процессы и повысить эффективность ежедневной рутины.
Но
обучение проходят не все государственные служащие, а в процессах участвуют все. Поэтому мы решили сделать обзор этого полезного инструмента.
Давайте разберемся, как это работает. Упрощенно:
1️⃣Сначала создают «
каталог процессов», который увязывает все функции организации в общую картину.
2️⃣Определяют
владельцев процессов, как правило, это руководители подразделений, которые наиболее вовлечены в данные конкретные процессы.
3️⃣Выбирают процессы, которые будут оптимизировать и описывают
проблемы по специальной технологии, через измеримые метрики.
4️⃣Затем процессы
картируют: создают карты процессов по различным методологиям (BPMN, MIFA, VSM, EPC и др.) и находят в них проблемные места.
5️⃣ Все шаги процессов оценивают по степени
ценности, которую они несут для клиента/заказчика. В первую очередь пересматриваются (вплоть до изменения внутренних нормативных документов или исключения функции из процесса) шаги, которые не добавляют ценности или имеют «потери», т.е. снижают эффективность.
6️⃣ Далее важно найти ВСЕ
корневые причины проблемы, для этого рекомендуется применять такой инструмент, как диаграмма Исикавы (графический способ исследования и определения причинно-следственных взаимосвязей между факторами и последствиями).
7️⃣ С помощью различных техник креативности генерируют
идеи по улучшению процессов и
пилотируют их (осуществляют пробное внедрение в маленьком масштабе).
8️⃣ Очень важно предусмотреть
механизмы контроля. Как минимум регулярное обучение сотрудников новым процессам и внедрение инструментов стандартизации: памяток, схем, регламентов.
9️⃣ Внедрять новые процессы скорее всего придется параллельно с «разрушением» существующих и осуществлением основной деятельности. Чтобы обеспечить непрерывность деятельности организации, составляют
план рисков.
🔟 Для преодоления сопротивления сотрудников особое значение уделяют
коммуникациям: показывают выгоды от внедрения новых процессов, работают с возражениями работников. Инструменты коммуникаций могут быть различными: проведение личных встреч, размещение новостей на портале, осуществление рассылок, обучение, обращение лидера организации.
Юлия Попкова, наша бессменная ведущая курса по процессному управлению, дает следующие
рекомендации для облегчения внедрения этого инструмента:
✔️заручитесь поддержкой первого лица, его вовлеченность - путь к успеху
✔️начинайте с малого и получайте первые победы, которые вдохновят на бОльшие свершения
✔️привлекайте всех участников процесса, если кого-то забудете, это может помешать оптимизации в будущем
✔️тестируйте свои идеи сначала
на кошках в малых масштабах
✔️каждые 1-2 года пересматривайте основные процессы и хотя бы некоторые ключевые поддерживающие процессы
В современном мире госслужба требует не только компетентности, но и эффективности. Предлагаем вам обратить особое внимание на процессное управление, ведь это не просто набор формальных инструкций. Это инструмент, который действительно помогает сделать государственную службу более эффективной, клиентоориентированной и прозрачной
✋.
