group-telegram.com/perfomance_factory/1297
Last Update:
Обычно если что-то буксует в рабочих процессах, мы, в первую очередь, замечаем симптомы — последствия скрытой проблемы. Но устранение симптомов, как известно, не "лечит" причину. Сегодня предлагаем на конкретном примере разобрать использование блок-схемы для поиска узкого места.
Узкое место — это часть процесса, которая ограничивает его общую эффективность. Оно создаёт "затор" или задержку, замедляя выполнение всей цепочки операций.
Итак, мы сталкиваемся с регулярными задержками на этапе подготовки и согласования документов. Это и стало тем самым симптомом, который подтолкнул нас к анализу, потому что "ну невозможно уже это терпеть!!"
Шаг 1: Определяем клиентов процесса
Выписываем всех участников процесса: сотрудников, подготавливающих документы, инженеров и менеджеров, ответственных за согласование, и так далее.
Шаг 2: Выделяем ключевые задачи
Разделяем процесс на основные этапы: подготовка документов, проверка инженером, согласование руководителем, финальная проверка и архивирование.
Шаг 3: Создаем визуальную карту
Строим многоуровневую карту процесса. Верхний уровень (А) - общие этапы, а подуровни (А1, А2) - более детальные задачи. У каждого этапа свой цвет для наглядности. Например:
Шаг 4: Соотносим элементы с этапами процесса и выявляем другие симптомы
Мы заметили, что задержки происходят на этапе согласования с менеджером. Симптом проблемы — увеличение времени обработки документов на этом этапе.
Шаг 5: Определяем узкое место с помощью анализа
Проанализировав карту, мы видим, что причина задержек — перегруженность менеджера на этапе согласования. Документы могли быть отправлены на согласование только одному человеку, что замедляло процесс. Симптомы указывали на задержку, но проблема заключалась в неравномерном распределении задач.
Шаг 6: Используем карту для устранения узкого места
Перераспределяем обязанности, назначив еще одного ответственного за согласование, чтобы уменьшить нагрузку на одного человека. Это позволяет сократить время согласования на 50%.
Симптомы — это видимые последствия проблемы (задержки на этапе согласования). Узкое место — это этап, где локализуется причина симптомов (перегрузка одного сотрудника)
А вы чаще устраняете симптомы на ходу или пытаетесь найти время для поиска узкого места?
#изменения_rckspb
