5 нетипичных советов про тайм-менеджмент (тот самый маховик времени вместо метода помидора)

Основное, что необходимо для тайм-менеджмента, это ясное, структурированное и логическое мышление. С этим — к McKinsey. Я применяю их методы к личной продуктивности так же, как адаптирую стратегические теории, принципы менеджмента и научные подходы к своей жизни. Иначе — никак, а изобретать велосипед слишком энергозатратно.

Опора на факты
Тайм-менеджмент должен основываться на данных, а не на субъективных ощущениях.

По началу я фиксировала время выполнения задач с помощью forest app. Как научилась чувствовать, какие задачи занимают основную часть рабочего времени и приносят наибольший результат, перестала.

Четкое мышление (структурирование задач по MECE)
Все задачи должны быть четко классифицированы так, чтобы между ними не было пересечений, и в совокупности они покрывали всю область работы.

Применение
Разделите задачи на четкие категории:
• Рабочие задачи (ключевые проекты, встречи, отчеты).
• Личные задачи (спорт, отдых, бытовые дела).
• Обучение и развитие (чтение, курсы, новые навыки).

Исключите дублирование задач и расставьте приоритеты. А если дублирования избежать не получается, сделайте их подпунктами.

Пример можно найти на фото.

Анализ реальной проблемы & Первоначальная гипотеза
Когда понимаете, что с чем-то не справляетесь (не можете решить проект, не справляетесь с подготовкой к экзамену по математике, не находите время на спорт) — формулируете гипотезы и фокусируйте на анализе реальной проблемы.

К примеру, проблема.
“Настя не справляется с организацией проектов”. Вместо того чтобы долбить предыдущую схему, ей стоит применить навыки, описанные выше, и составить гипотезы проблем по MECE.

Вот, почему ей может быть тяжело
I. Проблема связана с личной эффективностью
1. Недостаточные навыки тайм-менеджмента.
2. Отсутствие четкой структуры в планировании.
II. Проблема связана с управлением проектами
3. Недостаток инструментов для управления проектами (нет системы, трекеров, автоматизации).
4. Нечеткое распределение ролей и зон ответственности в команде.
5. Недостаточная коммуникация внутри команды.
III. Проблема связана с внешними факторами
6. Отсутствие четких инструкций или постановки целей от руководства.
7. Постоянные внешние отвлекающие факторы (чрезмерное количество встреч, запросов, неожиданных задач).


Протестировав эти гипотезы, Настя может найти реальную проблему, почему ее тайм-менеджмент не получается. А дальше — вопрос чтения и поиска сил набраться нужных навыков для решения этой проблемы.

Мини-тонкости (почему это работает?)
Потому что мы сокращаем transition time между разными занятиями. Мы фокусируемся на блоках, дарим себе дофамин и применяем научный метод, который проверен веками. Плюс меняем структуру мышления, а не накладываем очередные приложения на старую структуру.

Если есть вопросы — задавайте в комметариях!

Методы работы со сложными коллегами

У вас проект. Кто-то либо тормозит, либо настойчиво мешает. Что делать?

Умение работать с такими людьми и добиваться своего — то, что отличает отличного менеджера от обычного специалиста. Бесит неимоверно, но нужно уметь с этим справляться.

1. Выслушать.
Человек всегда говорит о своих нуждах — уважение, внимание, карьера. Если их учесть, сопротивление ослабеет. Ключевая фраза: Do I understand / hear you correctly that…

Чаще всего нужды неочевидные, а скрытые. К примеру, человек хочет чувствовать себя нужным или боится, что его сочтут глупым. Отражаем именно это.

2. Отражать их стиль.
— Пишет километровые сообщения? Отвечаем так же.
— Не отвечает? Короткое напоминание + менеджер в СС.
— Говорит очевидное? Спрашиваем его мнение по неважным вещам, чтобы он чувствовал нужность.

Всегда занимаемся отражением, если эффективная коммуникация не идет.

3. Хвалить, благодарить, выделять.
Люди перестают мешать, когда чувствуют признание и безопасность. Они работают здесь не просто так. Если не понимают ваши задачи — ищем к ним подход. Тупых людей не бывает, но бывают мнительные и обидчивые.

Какие у вас секретики-пистолетики по работе с тяжелыми людьми?